Une journée portes ouvertes doit aider les visiteurs à comprendre l'établissement et la suite de leur démarche. Le suivi doit répondre aux questions restantes. Il ne doit pas transformer une visite exploratoire en pression pour une décision immédiate.
Préparer le parcours de visite
Clarifiez les informations disponibles et les interlocuteurs. Prévoyez un moyen simple de demander une suite, selon les préférences du visiteur. La collecte d'informations doit rester proportionnée au besoin.
Identifier les questions non résolues
Après l'événement, distinguez les demandes pédagogiques, pratiques et administratives. Adressez-les aux bonnes équipes. Un message identique à tous les visiteurs peut laisser les questions essentielles sans réponse.
Proposer une étape adaptée
Un rendez-vous, une documentation ou un échange spécialisé peut être pertinent. Expliquez clairement les conditions et le calendrier. Ne promettez pas une admission ni un résultat qui dépend d'un processus distinct.
Évaluer la qualité du suivi
Observez les délais de réponse et les demandes traitées. Recueillez les motifs exprimés lorsqu'une personne ne poursuit pas. Ces enseignements peuvent améliorer l'information et l'accueil des prochaines sessions.
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