Avant d’importer un fichier prospects dans le CRM, vérifiez son périmètre, sa structure et ses recouvrements avec les données existantes. Une erreur répétée sur des milliers de lignes coûte souvent plus cher à corriger après import. Le contrôle doit aboutir à une décision claire : importer, corriger une partie du fichier ou demander une nouvelle livraison.
Vérifier la structure sur un échantillon représentatif
Examinez les colonnes, les encodages, les numéros de téléphone et les valeurs manquantes. Les zéros initiaux doivent être conservés et les champs normalisés selon vos outils. Testez des lignes issues de plusieurs segments, pas uniquement une sélection favorable. Repérez aussi les cellules contenant plusieurs informations : un nom, une fonction et une adresse mélangés dans la même colonne seront difficiles à exploiter correctement.
Définir les identifiants et les doublons
Une entreprise peut posséder plusieurs établissements et plusieurs interlocuteurs. Ne supprimez donc pas deux lignes au seul motif qu’elles partagent une raison sociale. Choisissez les identifiants adaptés à votre modèle de données et comparez le fichier aux comptes déjà présents. Préservez l’historique commercial : un nouvel import ne doit pas écraser une qualification récente avec une information plus ancienne ou moins précise.
Préparer un test d’import limité
Associez chaque colonne au champ CRM correspondant, puis importez un petit lot dans les conditions de test prévues par votre outil. Contrôlez les relations entre entreprise et contact, les affectations et les valeurs de statut. Vérifiez également qu’aucune automatisation de contact ne se déclenche de manière imprévue. Conservez le fichier d’origine et la correspondance des champs pour pouvoir expliquer ou corriger le résultat.
Documenter la décision de réception
Classez les anomalies selon leur impact : erreur bloquante, correction nécessaire ou information complémentaire. Notez les règles appliquées et les lignes mises à l’écart. Une checklist de réception peut tenir en cinq points : périmètre conforme, champs exploitables, doublons traités, test réussi et responsable d’activation désigné. Après l’import, contrôlez le nombre de fiches créées et actualisées afin de détecter une différence avec le résultat attendu.
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